PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP VITAL
A. Latar Belakang Pengelolaan Arsip Vital.
Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk dan karakteristik apapun yang dapat dijadikan sebagai bukti dan mendukung kelangsungan sebuah organisasi .
Bentuk arsip meliputi:
- Kertas
- Kulit kayu
- CD
- Flash disk
- Hard disk
- Film strip
- Kaset Video
- Kartografi
- Data – data elektronik dalam computer
Sebuah arsip akan mempunyai fungsi sesuai dengan isi yang tertera dari arsip tersebut, baik itu sebagai pendukung suatu acara dalam organisasi maupun hanya sebagai bukti sejarah saja.
Dan sesuai fungsinya tersebut, arsip sanggup di golongkan menjadi:
- Arsip dinamis (Records)
- Asip statis
Arsip dinamis yaitu arsip yang informasinya masih sering dipakai / di pakai oleh suatu organisasi. Dalam hal ini arsip dinamis akan di kelompokkan lagi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif, maksud dari arsip dinamis aktif yaitu arsip yang frekuensi kegunaannya masih tinggi / sering, sedangkan arsip dinamis in aktif yaitu arsip yang frekuensi kegunaannya sudah menurun.
Dan yang dimaksud arsip statis yaitu arsip dinamis yang mempunyai nilai keberanjuran yang disimpan permanen alasannya yaitu informasinya mengandung nilai historis.
Berikut pengertian Arsip dinamis oleh beberapa tokoh :
- William Shafady, 2004. Arsip dinamis berisi informasi terekam dalam format, media, serta metode apapun, baik manual maupun otomatis.
- Jay Kennedy, 1998. Arsip dinamis yaitu informasi terekam dalam bentu apapun, termasuk data dalam system computer, dibentuk atau diterima, dan dikelola oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi acara atau melaksanakan pekerjaan dan disimpan sebagai bukti kegiatan.
- Betty Ricks, 1992. Arsip dinamis yaitu informasi terekam, apapun media atau karakteristiknya, yang dibentuk dan diterima oleh suatu organissi yang berkhasiat dalam acara suatu organisasi.
Beberapa pengertian arsip dinamis aktif dan in aktif
- Internatioonal Council on Archives (ICA). Arsip aktif yaitu informasi yang terekam (records) yang secara tetap dipakai untuk mendukung pelaksanaan acara badan, lembaga, organisasi. Yang dikelola dan disimpan oleh forum pencipta arsip tersebut.
- Kennedy, 1998. Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau yang berisi informasi yang sangat berkaitan denan acara mutakhir organisasi
- Association of Records Managers and Administrstor (ARMA), 1984. Arsip aktif sebagai arsip yang secara tetap ( regularly ) masih dirujuk dan diharapkan untuk kegunaan organisasi ketika ini.
- Betty Ricks. Suatu arsip sanggup dikatakan arsip aktif apabila arsip tersebut dipakai secara terus menerus (regular basis). Sedangkan arsip dipertimbangkan menjadi in aktif kalau dipakai kurang dari 10 kali dalam 1 tahun.
Mayoritas arsip dinamis aktif yaitu merupakan korespondensi, dan berikut beberapa pola arsip dinamis aktif yang berupa korespondensi:
- Formulir. Merupakan bentuk arsip yang biasa dipakai untuk mengumpulkan informasi dan mendistribusikan kepihak yang berkepentingan.
- Laporan. Merupakan sarana atau alat untuk mempertanggung jawabkan suatu acara berafiliasi dengan acara yang telah dilakukan dari satu pihak (yang member perintah) kepihak lain (yang memerintahkan).
- Manual. Merupakan petunjuk / isyarat untuk mengerjakan sesuatu yang dituangkan dalam bentuk perintah.
- Surat. Merupakan salah satu sarana untuk berkomunikasi dari satu pihak kepada pihak lain.
Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital:
- Alasan Ekonomis. Intinya dengan pengelolaan arsip maka akan menekan biaya yang mungkin timbul berkaitan dengan arsip itu sendiri.
- Alasan Hukum. Pada arsip tertentu memang terdapat keterangan yang mempunyai kekuatan aturan baik itu berafiliasi dengan status organisassi itu sendiri maupun dalam hubungannya dengan organisasi lain.
- Alasan Politis. Maksudnya yaitu kalau arsip tersebut berisi hal – hal yang bersifat diam-diam organisasi yang dihentikan di publikasikan. Dan juga berisi kebijakan – kebijakan yang ditujukan secara khusus.
Posisi arsip Vital Dalam Managemen Arsip Dinamis (Records Management). Merupakan suatu proses daur hidup / proses hingga terbentuk arsip dinamis dan statis.
Menurut Michael Ropper dalam Boedi Martono, 1997.
a. Records Creation (Penciptaan Arsip) meliputi:
- Form Design (Desain Formulir)
- Form Management (Manajemen Formulir)
- Preparation and management of correspondence (Persiapan dan manajemen korespondensi)
- Reports Management (Manajemen Pelaporan)
- Management of Information System (Sistem Informasi Manajemen).
b. Records Use and Maintenance (Penggunaan dan Pemeliharaan Asip), meliputi:
- Filing and retrival systems (Pemberkasan dan Penemuan kembali arsip)
- Files Management (Manajemen Pemberkasan)
- Mail and Telecommunication Management (Manajemen Surat dan Telekomunikasi)
- Selection and Management of office copying Machines (Seleksi dan manajemen mesin copy kantor)
- System Analisis (Analisis Sistem)
- Vital Records Program (Program arsip vital)
- Records Center (Pusat Arsip).
C. Records Disposal (Penyusutan Arsip), meliputi:
- Identification and description of records series (identifikasi dan deskripsi seri arsip)
- Development of Record Retention and Disposal schedule (pengembangan jangka simpan arsip dan agenda penyusutan)
- Records Apprasial (Penilaian Arsip)
- Records Destruction (Pemusnahan Arsip)
- Transfer of records to archives (Pengalihan Arsip menjadi arsip statis)
B. Perlindungan Terhadap Arsip Vital
Perlindungan terhadap arsip diharapkan untuk menjaga keutuhan dokumen dan
juga nilai informasi yang terdapat didalamnya.
Hal – hal yang sanggup memusnahkan atau menghilangkan sebuah arsip diantaranya sebagai berikut:
- Bencana alam
- Akibat ulah manusia
Dalam pelaksanaannya, pinjaman arsip tersebut sesuai dengan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor SE/06/m.pan/3/2005 wacana Perlindungan, Pengamanan,dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara erhadap Musibah/Bencana. Dari ANRI, menindak lanjuti dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Rerpublik Indonesia Nomor 06 tahun 2005 wacana Pedoman Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.
Standart Kompetensi yang harus di kuasai untuk Modul ini.
- Arti arsip dan hubungannya dengan organisasi
- Alasan pengelolaan dan pinjaman arsip.
- Posisi arsip vital dalam administrasi arsip dinamis
- Arsip, dan penyebab terjadinya kerusakannya.
Sumber https://herisujadi.blogspot.com/
