Surat dinas adalah adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakilli suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi kasus yang menyangkut kedinasan dan dibentuk untuk memecahkan kasus kedinasan pula. Makara surat dinas merupakan surat yang dipakai sebagai alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan kiprah dan acara dinas instansi.
Fungsi surat adalah
1. sebagai alat komunikasi,
2. alat bukti tertulis (misalnya surat perjanjian),
3. alat untuk mengingat (surat-surat yang diarsipkan),
4. bukti historis (surat-surat yang bersejarah),
5. dan sebagai anutan kerja (surat keputusan, surat perintah).
Penggunaan ejaan, pilihan kata dan kalimat dalam surat dinas.
1. Bahasa Surat
Pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan memakai bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan oleh penulis.
1. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan
mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
2. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang dipakai pribadi mengungkapkan pokok kasus yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.
3. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menjadikan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.
2. Syarat Bahasa Surat yang Baik
Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut.
a. Kalimat
Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diharapkan akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, terang maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan keterangan; sedangkan tegas membuktikan informasi yang disampaikan sanggup dipahami.
b. Ejaan dan Tanda Baca
Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan dilarang menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.
3. Kesalahan-kesalahan yang Biasa Terdapat dalam Surat Dinas
a. Kesalahan pada tanggal surat
Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya yaitu untuk memberitahukan kepada akseptor surat wacana waktu penulisan surat itu.
Contoh yang salah: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007 Pontianak, 31-04-2007 24 Des '06 Sanggau, 27 Dec 2007 | Contoh yang tepat: 25 Juni 2007 31 April 2007 24 Desember 2006 27 Desember 2007 |
b. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis acara yang bekerjasama dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali kalau sewaktu-waktu diperlukan. Nomor surat juga berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas arsip; alat untuk mengetahui unit asal surat; alat pengukur acara instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu; alat referensi. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.
Contoh yang tepat
Nomor: 123/H22/C.11/2011
Contoh yang tidak tepat
Nomor: 432/H22/C.11/2011,-
Nomor: KBM/5/1457 .
c. Lampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada akseptor surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh lantaran itu, kalau memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) set Lampiran: - | Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu set |
d. Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada akseptor surat wacana pokok kasus yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi terang dan sanggup meliputi seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007 | Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan |
e. Alamat yang Dituju
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk pribadi mengenai pihak yang harus mendapatkan surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang dipakai hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala SMA Gembala Baik Pontianak
Jl. Ahmad Yani
PONTIANAK
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala SMA Gembala Baik Pontianak
Jalan Ahmad Yani
Pontianak 13220
f. Salam Pembuka
Contoh yang tidak tepat
1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
2. Menjawab surat Saudara Nomor ….
Contoh yang tepat
1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … wacana …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … wacana …, kami memberikan balasan sebagai berikut.
g. Paragraf Penutup
Contoh yang tidak tepat
1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2. Demikian atas sumbangan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
3. Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
4. Harap maklum adanya.
Contoh yang tepat
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
3. Atas perhatian dan kolaborasi Bapak, kami sampaikan terima kasih.
4. Mudah-mudahan balasan kami bermanfaat bagi Saudara.
h. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada akseptor surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam kekerabatan itu, kalau pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, kalau pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Contoh yang tepat
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan tempat (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.
unsur unsur surat dinas
1. kepala surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi;
(2) alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).
2.Nama Tempat dan Tanggal
Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis kalau tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat pada kepala surat.
Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan abjad secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
3) Nomor
(1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar);
(2) kode/inisial; (3) bulan; dan (4) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/X/2004
4) Hal/Perihal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh lantaran itu pembaca surat sanggup mengetahui kasus apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat.
Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang kala dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal.
5) Lampiran
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, contohnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.
Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran ditulis dengan abjad kalau bilangan hanya satu atau dua kata. Akan tetapi, kalau bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya: Lamp.: Empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar
Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.
6) Alamat surat
Diawali dengan Yang terhormat atau Yth. diikuti nama atau jabatan dan alamat. Jabatan tidak diawali sapaan Bpk./Ibu. Demikian juga dengan nama orang yang bertitel. Alamat surat tidak diakhiri tanda titik.
7) Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa dipakai ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8) Isi surat (tubuh)
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup. Alinea pembuka berkhasiat untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Isi surat yang bahu-membahu berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada akseptor surat. Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, epilog berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau impian penulis surat.
9) Salam Penutup
Penulisan salam epilog diawali abjad kapital dan diakhiri tanda koma.
10)Salam epilog diikuti tanda tangan pembuat surat, nama terang, dan jabatan; atau jabatan, tanda tangan, dan nama terang.
11) Tembusan
Tembusan (c.c.= carbon copy) dibentuk kalau isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bekerjasama dengan surat itu.
Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran. Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi.
Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi niscaya ada tembusan
